组织推动知识管理,最主要的两个目的:一是「提升质量」,希望让第100个人做得比第1个人更好;二是「赋能」,让员工有能力和自信去完成工作,并提升敬业度和效能。以下就知识管理关键词进行简单易懂的说明,让您知道如何推动知识管理:
知识取得:从书本、网络等不同来源,学到新的信息、概念、技能和知识。
知识保护:不让别人偷走或破坏我们的知识、信息和智财,也不违反法律规定。
知识维护:定期检查、修改、增加和确保我们存放的知识资源是正确和新的。
知识应用:把知识传给别人、把不同的知识结合起来、和别人分享知识,让我们做事和决定更好,达成组织目标。
了解组织和处境:了解组织要做什么、怎么做,以及哪些内外部因素会影响我们做知识管理的好坏。
利害关系人需求与期望:根据业务和组织表现来设计知识管理系统,不只考虑我们需要什么知识,还要考虑其他人需要什么知识。
知识管理政策制定:建立一个规则和架构,来管理和组织内外部的知识资源,让我们更好地处理、合作、创新和提升知识的价值。
知识管理目标制定:在知识管理策略和计划中设定具体的目标和成果,让我们可以指导、评估和改善我们做知识管理的表现。
建立知识管理文化:建立一种重视和积极使用知识的组织文化,鼓励承认和解释错误,并给予奖励而非惩罚。
沟通:在个人、团队、组织之间传递、交换和分享信息、思想、观点、情感和想法,达到互相了解、传递信息、解决问题、合作和社交等目标。
团队绩效奖励:根据团队整体表现的一种奖励制度,用来鼓励和奖励团队的工作、合作和成果,促进协作、推动共同目标的实现,增强团队成员的士气和动力。
监控、量测、分析与评估:决定要监控和量测什么内容,包括符合ISO30401标准的要求和证据、选择合适的方法来确保结果是有效的、决定什么时候监控和量测、什么时候分析和评估。
内部稽核:有系统地、独立地检查,确保质量和知识管理的活动和结果符合规定,并有效执行。
管理审查:高阶管理者对质量和知识管理系统中各系统和目标的现况、适合性、充足性和有效性,做正式的评估并提出改善建议。
不符合事项和矫正措施:控制并矫正不符合事项和后果,保留文件化信息作为证据。
持续改善:追踪知识管理策略目标和行动方案的成效,配合内部稽核和管理审查,维护并改善知识管理系统的适用性、充足性、有效性和效率。
知识管理不难,只要掌握以上五个关键词,便能懂得知识管理制度如何设计、推动、评估和改善,让团队更强大、更协作,组织更高效、更有竞争力。
作者:联新国际医疗 营运部 陈俐利总监