永续经营｜2025.03.18
别让沟通成为单行道：确保交办能顺利执行
创办人的话｜交办与沟通：让讯息变成行动
交办不是传声筒，而是确保行动发生的桥梁
在组织运作中，上下交办是一种日常，却也是最容易出现落差的环节。有时候，我们认为讯息已经传达，却发现对方没有行动；有时候，我们以为事情还在处理，却等不到进度回报。沟通不只是「说了」，更重要的是「确保对方确实执行」。
案例一：提醒了，为何还是出错？
A主管负责执行一个重要项目，但需要集团内各执行长的支持。按照流程，创办人必须先与这些高层沟通，取得共识后，A主管才能开始后续推动。A主管知道这件事的关键性，因此透过LINE提醒创办人应该与哪些人谈、谈哪些重点。但在工作会报会议上，创办人指点A主管：「怎么只有LINE提醒，没有进一步确认我是否有处理？」
这个情境，不少管理者应该都感同身受。我们发了讯息，以为提醒了就算完成，但对方未必能实时处理，甚至可能遗忘。沟通并不只是「发送信息」，而是要「确保信息被接收并采取行动」。提醒，应该是一个「有确认」的过程，而不是「发出去就算了」。
如何做得更好？
- 确认对方的响应：发LINE提醒后，可以补一句「这个有需要我再安排会议讨论吗？」让对方回复确认。
- 增加跟进动作：如果是关键事项，除了LINE提醒，也可以安排简短会议或电话确认。
- 视情况提供行动方案：如果高层较忙碌，可直接提供具体行动选项，如「这部分若方便，我可以帮忙先与X执行长确认初步意向，再请您最终沟通。」
案例二：发了LINE，为何还没回应？
另一个场景，高阶主管交办同仁联系B主管，请他尽快回电。同仁按照指示打电话，对方未接听，于是改用LINE留言。然而，30分钟后，B主管仍未回电，高阶主管再度询问，发现同仁只是留了讯息，没有其他后续作为。
这里的问题在于，同仁虽然「传达了讯息」，但没有确保「讯息被接收并采取行动」。有些讯息不能只是「等响应」，而是要「主动推动」。
如何避免这种状况？
- 尝试不同联系方式：如果电话未接，可在LINE留言后，过10-15分钟再试一次电话。
- 向上回报当前状况：若联系不上B主管，可回报给高阶主管：「我已经打过电话未接，LINE留言了，现在再等10分钟，若未响应，是否需要通知秘书或改由其他人协助？」
- 确认紧急程度：如果是高度急迫的事项，可直接请秘书或其他同事协助传递讯息，确保重要指示不会被延误。
结论：从「发送」到「确认」，才是有效沟通
现代企业内部沟通工具多样，但「传递讯息」和「确保讯息被接收并采取行动」是两回事。无论是管理阶层还是执行人员，都应该确保自己不只是发出指令或提醒，而是建立一个能确保行动发生的死循环沟通机制。
在管理中，良好的交办方式不只是让事情「有人做」，而是确保「做到位」。在未来的每一次交办与沟通中，我们都应该问自己：「这样的方式，能让对方确保执行吗？」让讯息真正转化为行动，才是成功管理的关键。
文章来源：联新国际医疗集团 总执行长办公室
