在我们日常工作中,经常会听到或提及:「我们现在所提出来的方法跟以前有什么不一样?」或「我们做了哪些更好的调整或流程改善?」这些内容反映了变革在组织中的普遍性和必要性。如果您参与了这些讨论,那么您就是推动变革的一份子。
什么是变革管理?
变革管理是指用计划性的方法来引导个人、团队或组织从现状转变为更理想的状态。它的核心在于确保变革过程中的所有参与者能够理解、接受并支持这些变革,从而实现组织的目标。
变革的驱动力和阻力
变革的驱动力来自内部和外部两个方面。内部驱动力可能包括领导团队变更、员工动机与态度改变、组织结构与文化的调整等。外部驱动力则可能是产业竞争、科技进步、政治经济环境的变化、法律与政策的更新等。这些因素可以推动组织进行必要的变革,但同时也可能遇到阻力,如图1所示,不同程度的驱动力以及变革的规模,所遇到的阻力程度也不同。
▲图1 变革驱动力、变革规模与阻力大小之关系示意图
变革管理是通常涉及内部和外部多种驱动力,较单纯内部或外部因素驱动变革者,通常阻力较小,绝大多数的变革参杂着不同程度的内部和外部的驱动力,复杂度较高,如图1越靠近中线位置的案例,可能遇到的阻力也越大。
在实务上,组织的变革的案例举例如下:
1.组织结构调整:为了强化运作效益的需求进行重整,可能是大规模的或仅限于单一功能团队。
2.技术升级:引入新技术或升级现有系统以提高竞争力。
3.流程改进:优化业务流程以减少成本或提高绩效。
变革是持续且不断进化的过程
变革不是一次性事件,而是一个持续的过程,需要组织不断适应内外部环境的变化并进行改变与调整。从变革前的思考与准备(动机、目标设定、利害关系人分析、风险评估与预防),接着针对变革计划的制定、沟通策略等,再针对变革中的监测与问题处理,最后要制度化定型与成效评估,如同PDCA循环的无限循环。
沟通的重要性
在变革管理中,理解与沟通是成功的关键。有效的沟通不仅可以减少员工的担忧,还可以增强他们对变革的支持和承诺。组织应建立有效且开放的沟通机制,让员工能够表达他们的疑虑并获得回应。
变革是组织发展的必经过程,并且每一位员工都是推动变革的关键力量。透过持续的沟通和改进,组织可以确保变革的成功,从而实现长远的发展和进步。
注:案例图标仅为作者自次级数据或观察所得进行概略分类,标注图示仅为了更容易解读分类矩阵图
小秘方:
1.驱动力 (Drivers):推动组织进行变革的原因或动力,如:法律变化、市场竞争,或是提升工作效率的需要。
2.阻力 (Resistance):对变革的反对或犹豫,如:害怕新事物或不愿意改变现有的舒适状态。
3.挑战 (Challenges):实施变革过程中遇到的困难和障碍,可能是技术问题、资源限制、技能限制、文化障碍等。
4.助力 (Enablers):支持变革成功的条件和因素,如:高阶主管的支持与决心、主管以身作则、清晰的目标与计划、赋权、赋能、激励制度、有效的沟通、充足的资源和正面的工作环境、外部专家、政府政策…等。
5.风险 (Risks):变革可能带来的不确定性和潜在问题,需在变革实施前识别并管理。
作者:联新国际医疗集团总执行长办公室 黄湘涵人资总监